10 conseils pour choisir l'endroit idéal pour votre événement

Expert article

Avant de commencer à chercher l’endroit le plus époustouflant, posez-vous d’abord les questions suivantes :

Combien d’hôtes accueillir ?
Quel type d’événement ?
Quel est mon budget ?

Pour chaque endroit que vous prenez en compte, gardez ces trois critères de base à l’esprit. Il n’est effectivement pas judicieux d’inviter 200 personnes dans un espace prévu pour 100 personnes. Ou de choisir un site de rêve qui dépasse votre budget de milliers d’euros. L’emplacement ne répond pas à tous les points ? Essayez dans ce cas de trouver une autre solution. Outre ces « musts », vous devez tenir compte de toute une série d’autres facteurs. Nous en avons retenu dix.

1. Bonne accessibilité

Vous avez trouvé un bel endroit ? Vérifiez toujours que le site soit facile d’accès pour vos hôtes. Si la plupart des invités viennent en voiture, des routes de qualité sont indispensables et il doit y avoir suffisamment de places de parking dans le quartier.

2. Présence d’équipements

Les endroits de rassemblement nécessitent toujours des équipements sanitaires, de l’électricité, de l’eau et des aménagements pour les personnes à mobilité réduite. Assurez-vous que tous ces équipements soient présents ou qu’ils puissent être facilement installés.

3. Tenez compte des contraintes

De quoi avez-vous besoin pour que votre événement se déroule au mieux ? En fonction de cela, passez l’endroit à la loupe et cherchez où se trouvent les failles. Est-il par exemple possible d’installer le chapiteau dans du sable friable ? Pouvez-vous allumer ces bougies d’ambiance ? Le sous-sol ne se transformera-t-il pas en boue en cas de pluie ? Si vous avez du mal à faire en sorte que votre événement se déroule de manière agréable et sûre, cherchez une autre solution.

4. Pensez aux décibels

Vous n’organisez pas votre événement au milieu d’un désert ou d’un vaste bois ? Vous devez alors tenir compte des décibels que votre événement émet, surtout s’il a lieu dans une zone d’habitat. Vérifiez également que vous n’ayez pas besoin d’une autorisation écologique et pensez aux licences de la SABAM pour l’utilisation de la musique et aux autres autorisations.

5. La bonne température

Que vous optiez pour un site en intérieur ou en extérieur, rendez la température aussi agréable que possible pour vos invités. Veillez par exemple à avoir un bon système de climatisation ou chauffage pour l’intérieur. En extérieur aussi, vous pouvez prévoir des équipements supplémentaires. Pensez par exemple aux chauffages d’extérieur en cas de soirée d’été fraîche ou à des réserves de glace en cas de canicule.

dms.events

6. Suffisamment de temps pour le (dé)montage

Tout le monde ne s’en rend peut-être pas compte, mais aménager le site d’un événement ne se fait pas en un claquement de doigts. Prévoyez donc du temps pour le montage et le démontage, surtout si vous devez installer un chapiteau. Cela signifie que vous ne louez pas le site seulement pour la journée de l’événement, mais aussi pour la veille et le lendemain.

7. Prévoyez TOUJOURS de visiter le site

Ne réservez jamais un endroit sans l’avoir visité auparavant. Le site peut paraître magnifique sur les photos, mais être totalement différent en réalité. La description aussi peut être trompeuse. Un site avec une capacité de 100 personnes peut par exemple se composer de deux salles séparées de 50 personnes.

8. Commencez à temps

Mieux vaut prévenir que guérir. Cette expression vaut certainement pour le secteur événementiel. Les plus beaux endroits sont parfois réservés depuis des années, surtout les samedis soirs. Si possible, commencez donc à chercher votre hotspot parfait un an à l’avance.

9. Pensez « out of the box »

Au plus le lieu est original, au plus vos hôtes seront impressionnés. Ne choisissez pas une salle de fête banale mais pensez « out of the box ». Que diriez-vous d’un vieil avion, d’un bois, d’une ruine ou d’un bâtiment abandonné, d’un parc, d’un endroit dans les airs ou d’un cinéma rétro ?

10. Géographiquement proche

L’emplacement aussi a son importance. Choisissez un lieu qui ne soit pas trop loin d’où habitent vos invités. Cela leur évite un long trajet et plus de personnes peuvent y assister. Si vous organisez un événement d’entreprise pour une entreprise de Bruxelles par exemple, ne choisissez pas automatiquement un événement à la mer mais restez plutôt dans un rayon de 30 km autour de la capitale.

Vous souhaitez obtenir d’autres conseils ou avoir de l’aide pour trouver l’endroit approprié ? Contactez nos experts événementiels pour un entretien sans engagement.